Wer ein Firmenfahrzeug privat nutzt, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Der Fiskus hat zwei Verfahren vorgesehen: 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch.
Die 1-Prozent-Regel rechnet sich in der Regel dann, wenn das Fahrzeug häufiger privat genutzt wird – und wenn es nicht zu teuer in der Anschaffung war. Denn Grundlage für die Berechnung ist der Listenpreis des Neuwagens, auch wenn das Firmenfahrzeug schon einige Jahre auf dem Buckel hat. Die Pauschalversteuerung ist monatlich fällig. Bei einem ehemaligen Kaufpreis von 50 000 Euro wären das immerhin 500 Euro monatlich, die das Finanzamt für die private Nutzung in Rechnung stellt.
Je weniger das Auto privat genutzt wird und je teurer es in der Anschaffung war, desto eher empfiehlt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen. Das Finanzamt stellt dafür allerdings klare Bedingungen, die penibel eingehalten werden müssen. Wird bei einer Prüfung die Plausibilität der Aufzeichnungen in Frage gestellt, kann das Fahrtenbuch abgelehnt werden. Dann kommt die 1-Prozent-Regel zum Tragen, meist bedeutet das massive Steuernachzahlungen.
Mit einem Fahrtenbuch kann also viel Geld gespart werden – allerdings ist es aufwendig, die geforderten Daten zu Fahrziel und Zweck inkl. Kilometerstand usw. verlässlich zu dokumentieren. Oft entstehen Lücken, die durch das Kontrollieren von Tankbelegen und Kalendern zeitaufwendig gefüllt werden müssen. Viele schreckt das Prozedere ab, sie nehmen lieber die höheren Kosten der Pauschalversteuerung in Kauf.
Einen Ausweg bietet ein Fahrtenbuch, das sich selbst schreibt: beispielsweise das Bornemann Logbook. Hier werden mit einem GPS-Sender alle Fahrten zuverlässig und manipulationssicher dokumentiert.
Der Fahrer kann über jeden beliebigen Browser weltweit auf die Daten zugreifen und diese vervollständigen. Das funktioniert sogar mit dem Smartphone vom heimischen Sofa aus. Das Führen des Fahrtenbuchs ist so deutlich schneller und komfortabler möglich als per Hand, Lücken können nicht entstehen. So lässt sich mit wenig Aufwand die Steuerbelastung deutlich senken. txn
Ein Fahrtenbuch macht viel Arbeit.